Cómo optimizar al máximo el tiempo en su casa

"¡No me alcanza el tiempo!” Ésta es la queja de quienes no disponen ni siquiera de un rato para divertirse. Estamos tan ocupados que apenas tenemos tiempo para cortarnos el pelo, pagar las facturas e incluso hacer el amor.

Como no es posible agregar horas al día, ¿qué puede hacer una persona agobiada de trabajo? “Administrar mejor las 24 horas con que cuenta”, responde Julie Morgenstern, experta en administración del tiempo. “En la mayoría de los casos, incluso la persona más atareada puede hacerlo todo y disfrutar de tiempo libre. El secreto es organizar el día para que resulte más productivo”. Les pedimos a Morgenstern y a otras dos expertas en productividad que reorganizaran las agendas diarias de tres personas sumamente ocupadas, quienes pusieron a prueba durante 15 días los planes sugeridos.

Un papá que se ocupa de todo

Eric Elkins

Sus problemas: “Trabajar es lo único constante en mi vida; todo lo demás es incierto. Comparto la patria potestad de mi hija, así que cuando está conmigo (la mitad de la semana y dos fines de semana por mes), le dedico casi todo mi tiempo libre. Ocupo el resto en mi vida social (ir a la iglesia, salir con mujeres, ver a mis amigos) y en escribir, actividad free lance que realizo por la noche. Nunca me alcanza el tiempo, ni para hacer lo que me gusta ni para cumplir con mis obligaciones. Y los quehaceres domésticos consumen mis noches y fines de semana. Siento como si siempre estuviera lavando ropa o limpiando mi departamento”.

Lo que más desea: “Pasar más tiempo con mi hija, sobre todo entre semana. Cuando terminamos de cenar y de limpiar, ya tiene que irse a dormir”.

Consejos para administrar el tiempo

Plan propuesto por la experta Laura Stack:

1. Salga del trabajo un poco más temprano.

Eric tiene que ser más firme a la hora de salir de la oficina. Debe elegir un día de la semana (el jueves, digamos) para irse temprano. Pronto se dará cuenta de que esos días le rinden más. Para evitar que las reuniones se alarguen, debe programarlas para que duren 15 minutos menos. Todos tendrán que ser concisos a fin de terminar a la hora acordada.

2. Disciplina en la casa.

Las tareas domésticas consumen mucho tiempo. Eric debería ocuparse de ellas una noche de la semana en que su hija no esté con él. Así, cuando estén juntos compartirán un tiempo valioso.

También le sugiero contratar ayuda: puede seguir realizando las tareas fáciles, pero cada 15 días, por ejemplo, dejar en otras manos las más pesadas, como lavar la ropa, pasar la aspiradora y limpiar los baños y la cocina.

3. Aproveche mejor los fines de semana

Eric quiere pasar más tiempo con su hija los días de la semana, pero sería mejor que se concentrara en ella los sábados y domingos. La clave es hacer planes para divertirse fuera de casa: pueden ir al parque, a jugar al bowling o al cine. Así podría pasar más tiempo con la nena en vez de hacer que se aburra esperando mientras él limpia o trabaja.

4. Haga algo útil durante el trayecto a la oficina.

Para Eric, el viaje diario en auto al trabajo es una gran pérdida de tiempo. A veces, basta con salir de casa 10 minutos antes o después de la hora acostumbrada para evitar las aglomeraciones de tránsito. Si Eric escuchara audiolibros en el camino o registrara ideas con un grabador no ahorraría tiempo, pero le parecería como si así fuera. Tal vez le convendría buscar un nuevo trabajo más cerca de su casa, si no ahora, en el futuro cercano.

5. Valore lo que hace

Con frecuencia, administrar mejor el tiempo no consiste en estirar al máximo las horas, sino en cambiar de perspectiva. Eric dice que se pasa el día en el auto y trabajando, pero al revisar su agenda veo que también hace ejercicio, va a la iglesia, sale con mujeres y ve a sus amigos. Debería recordarse a sí mismo que no tiene que ser el padre perfecto, ni pretender sustituir a la madre de su hija. Lo que lo hace un padre excelente es que se ocupa de la niña. En resumen, ya administra muy bien su tiempo y se permite tener otros elementos positivos en su vida. Ahora lo único que necesita hacer es ¡darse cuenta de eso!

Beneficios de aplicar los consejos de administración del tiempo

La mejor sugerencia: “El consejo de Laura de dedicar los fines de semana a mi hija dio en el clavo”, asegura Eric. “Durante la última visita de mi hija, en vez de sentarla frente a la computadora mientras yo trabajaba, fuimos al parque. También me ahorré unos 15 minutos diarios de viaje al trabajo saliendo de casa unos minutos más tarde de lo habitual”.

Progresos: “Me sorprendió que Laura pensara que administro bien mi tiempo. Mi vida es muy atareada, pero en ella están presentes las personas y las actividades que amo. Pensar esto me ha sacado mucho estrés”.

La mamá que no puede organizarse

Elizabeth Grace

Sus problemas: “Trabajo hasta 12 horas diarias, y en casa las cosas son igualmente agotadoras. Mis hijos tienen clases de música y practican deportes y excursionismo, así que necesitan ayuda todo el tiempo. Me he convertido en un capataz que sólo da órdenes: ‘Hora de estudiar, limpien la mesa, a vestirse para el fútbol’. De noche, cuando podría pasar un tiempo valioso con ellos, muchas veces tengo que revisar mis mensajes electrónicos. En todo el día no tengo un minuto libre y termino exhausta. Además, mi correspondencia se acumula y con frecuencia descubro que me atrasé en algún pago o que me olvidé de firmar un permiso. Lo cierto es que no tengo tiempo para crear un sistema que me permita controlarlo todo”.

Lo que más desea: “Organizarme, tanto en lo personal como en lo profesional, y poder relajarme con mis hijos”.

Consejos para tener el control

Plan propuesto por la experta Ruth Klein:

1. Empiece mejor el día.

Elizabeth hace tantas cosas en el día que no tiene un instante de paz. Es por eso que siempre está agotada, lo que afecta mucho su productividad y su habilidad para organizarse. La solución: cada mañana debe pasar 10 minutos sentada en silencio, y respirar profundamente mientras planea su día.

2. Cree un archivo.

Ordenar los papeles rara vez lleva más de 20 minutos por día... si uno no deja que se acumulen. El sistema siguiente podría ayudar a Elizabeth a ordenar los suyos:

En el trabajo, divida todo en categorías (clientes, tareas, proyectos). Ponga los papeles de cada categoría en una carpeta etiquetada de diferente color, y luego coloque las carpetas en un lugar accesible. Pegue una nota en cada carpeta que indique la tarea más urgente. Así no perderá tiempo buscando entre los papeles ni tratando de determinar las prioridades.

En casa, todas las mañanas revise la correspondencia, sepárela por categorías (cuentas, invitaciones, papeles escolares) y archive por separado cada categoría. Cada tercer día revise si hay algo que deba hacer de inmediato (pagar una cuenta, confirmar una invitación).

3. Use la “regla de dos”.

Si se concentra en las dos tareas más importantes del día, no sentirá tanto agobio y será más eficiente. Pregúntese:
“Si sólo tuviera tiempo para realizar dos tareas, ¿cuáles haría?” Una vez que las haya terminado, puede continuar con las dos siguientes. Pruebe esta estrategia en casa y también en el trabajo.

4. Optimice el uso del correo electrónico.

Elizabeth pierde horas revisando sus mensajes. Para evitarlo, debería:

• Revisar el buzón una hora después de iniciar la jornada, y no más de cuatro veces a lo largo del día. Si esto no es posible, achicar la ventana del correo en la pantalla para no sentirse tentada a leer cada mensaje nuevo que recibe. Debería revisar el buzón sólo si está esperando mensajes urgentes.

• Dar respuesta a varios mensajes de un remitente con un solo e-mail, al final del día, o al menos tratar de limitarse a responder unos cuantos mensajes por persona diariamente.

• No revisar mensajes de trabajo después de la cena, pues esto consume tiempo valioso que podría dedicar a su familia.

5. Planee su agenda.

Elizabeth debería colgar un calendario en un sitio muy visible y anotar en él las noches de la semana en que tendrá que salir, al igual que las fechas, horarios y lugares de las actividades de sus hijos. Así, podrá identificar fácilmente sus días más ocupados y le será más fácil no aceptar compromisos para los que no tiene tiempo.

Beneficios de aplicar los consejos de administración del tiempo

La mejor sugerencia: “Pensé que tomarme 10 minutos todas las mañanas para meditar me estresaría más porque era otra tarea que debía hacer, pero ocurrió lo contrario.

Sentada sobre una alfombra de yoga en mi oficina, me estiro y respiro profundamente; luego, antes de encender la computadora, ordeno mi escritorio. Me siento menos agobiada y lista para enfrentar el día. El archivo que sugirió Ruth era justo lo que necesitaba para organizarme. El primer día revisé montones de papeles, los clasifiqué y los guardé. Estar al día con el correo también se volvió más rápido y fácil”.

Progresos: “Aunque no pude seguirlos al pie de la letra, los consejos de Ruth sobre el correo electrónico me ayudaron a hacer mejor uso de él. Ahora apago el programa de mensajes instantáneos por varias horas, y de noche casi no contesto e-mails de trabajo, así que tengo más tiempo para relajarme con mis hijos y leer un poco antes de dormir”.

La mujer dominada por el trabajo

Debbie Veney Robinson

Sus problemas: “Mi trabajo me mantiene absolutamente ocupada. Salgo de viaje varios días cada semana, tengo unas siete reuniones diarias y recibo hasta 50 mensajes electrónicos por día. En casa, mi vida no es más sencilla. Mi hija participa en diversas actividades extraescolares, y muchas veces soy yo quien la lleva en el auto. Apenas me queda tiempo para ir al baño, así que me resulta muy difícil visitar a mis amigos y familiares. Y cuando por fin puedo verlos, estoy muy irritable y muerta de cansancio”.

Lo que más desea: “Poder ir a ver al oculista, al ginecólogo, al médicos clínico, al dentista y al radiólogo, pues llevo dos años sin hacerme los exámenes anuales de rigor. También quisiera tener tiempo para gustos no esenciales como dormir hasta tarde, leer y depilarme las cejas”.

Consejos para administrar bien el tiempo

Plan propuesto por la experta Julie Morgenstern:

1. Revise sus prioridades.

Debbie antepone el trabajo a todo y relega sus necesidades y las de su familia. Necesita cambiar de actitud. Cada semana debería reservar tiempo para hacer gimnasia, ver a sus médicos y hacer cosas que la relajen, como ir con su hija a hacerse la manicura, cenar con su esposo o leer en la bañera. Es esencial que organice su agenda de trabajo en función del tiempo reservado para su vida personal, y no al revés.

2. Diga no y sea firme.

El mayor problema de Debbie es que acepta demasiadas obligaciones, tanto en el trabajo como en casa. Necesita aprender a decir “no” cuando le hagan peticiones poco razonables. He aquí cómo podría contestar:

• “Me encantaría ir, pero ya tengo un compromiso para este fin de semana”.

• “Suena tentador, pero tengo mucho trabajo por hacer. Sería irresponsable de mi parte aceptar”.

• “Ésa no es mi área de especialidad, ¿sabes? El departamento de recursos humanos (o el de informática) podría sugerirte una mejor solución que yo”.

3. Desarrolle el arte del perfeccionismo selectivo.

Como Debbie es perfeccionista, todo lo que hace (desde redactar un informe hasta limpiar la casa) le lleva demasiado tiempo. La “regla 20/80” podría servirle: sólo 20 por ciento de las tareas deben quedar perfectas; las demás pueden estar sólo bien hechas. Si ella no soporta dejar imperfecta una tarea, debería pedirle ayuda a alguien (un colega o su esposo) que pueda hacerla más rápidamente y sin angustia.

4. Estructure su día.

Evite las interrupciones fijando un horario de trabajo. En la medida de lo posible, dedique las mañanas a asuntos prácticos (como escribir informes), y las tardes a las reuniones y a contestar mensajes electrónicos. Diga siempre a sus colegas: “Yo hago esto y aquello a tales horas, pero podemos conversar a las 3 de la tarde”. Verá que se adaptarán.

5. Sea precavida.

A veces es imposible respetar la agenda. Para mantener el control en los días más ajetreados, Debbie debería dedicar 10 minutos cada noche a planear las tareas de los dos días siguientes. Si tiene muy presente todo lo que debe hacer, podrá concentrarse en ello aunque surjan imprevistos.

Beneficios de aplicar los consejos de administración de tiempo

La mejor sugerencia: “Decir no es ahora mi hábito favorito. Es increíble la cantidad de tiempo extra que he podido ganar diciendo ‘Discúlpame, pero no puedo’. Una pariente mía quería organizar un baby shower en mi casa, pero como eso habría alterado todos mis planes, le dije: ‘Lo siento, es imposible’. ¡Me sentí tan segura de mí misma al hacerlo!”

Progresos: “El comentario de Julie de que antepongo el trabajo a todo me abrió los ojos: me tomé dos días libres para ver a los médicos y para ir a un spa, lo que me hizo sentir como nueva. Me di cuenta de que quería pasar más tiempo con mi esposo, así que ya organicé un viaje con él. Además, comprendí que mi paz mental es más importante que ser perfecta. Ya no me enojo si mi marido deja ropa en la cama o si mi hija no está lista a tiempo para ir a la escuela; no vale la pena gastar energía enojándome. No creí que estos cambios pudieran tener tanto impacto en mi vida, pero puedo decir honestamente que ahora soy más tranquila y equilibrada”.